admin 
Paskutinį kartą 2024 m. spalio 2 d. atnaujino administratorius
Verslo procesų efektyvumo didinimas yra labai svarbus siekiant sumažinti išlaidas ir padidinti našumą. Struktūrinių schemų, skirtų darbo eigoms nuo pradžios iki pabaigos vizualizuoti, kūrimas yra vienas iš efektyviausių optimizavimo būdų. Išnagrinėjus schemos schemą, lengva nustatyti kliūtis ir perteklius. Struktūrinės schemos taip pat palengvina sprendimo taškų analizę ir perdavimą tarp komandų. Šiame straipsnyje nagrinėjama, kaip sudaryti esamų procesų schemą ir įdiegti darbo eigos patobulinimus, siekiant padidinti efektyvumą.
Kas yra struktūrinė diagrama?
Struktūrinė schema yra diagrama, kurioje rodomas procesas arba darbo eiga naudojant rodykles, langelius ir simbolius. Laukeliai rodo proceso veiksmus, o rodyklės rodo seką ir kryptį. Struktūrinės schemos pateikia aukšto lygio apžvalgą, leidžiančią pamatyti bendrą darbo eigos vaizdą.
Struktūrinėse diagramose dažniausiai naudojamos standartizuotos formos ir simboliai:
- Ovalas – proceso pradžia/pabaiga
- Stačiakampis – užduotis arba veikla
- Deimantas – sprendimo taškas
- Rodyklės – kryptis ir srautas
Kai kurie pagrindiniai struktūrinių schemų pranašumai:
- Vizualizacija – peržiūrėkite darbo eigos procesą nuo galo iki galo
- Bendravimas – lengvai dalinkitės procesais su suinteresuotosiomis šalimis
- Analizė – nustatykite neveiksmingumą ir kliūtis
- Dokumentacija – įrašykite darbo eigas mokymams ir nuoseklumui
Struktūrinių schemų pavyzdžių galite rasti Miro svetainėje.
Bendrų verslo procesų struktūrinė schema
Daugeliui standartinių verslo procesų gali būti naudingos schemos. Kai kurie pavyzdžiai:
Šių darbo eigų schemos paaiškina veiksmus ir pabrėžia, kur yra galimybių tobulėti. Tai taip pat padeda suderinti komandas, nes suteikia bendrą supratimą apie idealų procesą.
Nustatykite optimizavimo sritis
Sudarę esamų darbo eigų schemą, ištirkite procesą dėl galimų problemų ir patobulinimų. Pagrindinės sritys, kurias reikia analizuoti, yra šios:
- Pertekliniai arba pasikartojantys veiksmai – ar kokie nors žingsniai be reikalo kartojami?
- Sprendimo taškai – ar galima supaprastinti bet kokius sprendimo būdus?
- Lygiagretūs žingsniai – ar yra veiksmų, kurie gali vykti vienu metu, o ne nuosekliai?
- Perdavimas – ar per daug perdavimų tarp komandų ar skyrių?
- Kliūtys – ar vienas žingsnis sulėtina visą procesą?
- Kilpos – ar yra situacijų, kai darbo eigos grįžta atgal neproduktyviai?
Nustatę šiuos skausmo taškus galite pamatyti, kur procesus galima pertvarkyti ir supaprastinti. Ieškokite greitų laimėjimų, kuriuos būtų galima lengvai įgyvendinti, taip pat didesnio optimizavimo, kuriam gali prireikti daugiau pastangų.
Įgyvendinti patobulinimus
Išanalizavus schemą ir tiksliai nustačius problemas, ateina naudinga dalis – optimizavimo įgyvendinimas!
Kai kurios darbo eigos tobulinimo idėjos:
- Automatizuokite rankines užduotis – jei įmanoma, pasinaudokite automatizavimo įrankiais, pvz., AI
- Pašalinkite perteklinius patvirtinimus – pašalinkite pasikartojančius įgaliojimo veiksmus
- Sujunkite veiklas – sujunkite veiksmus, atliktus atskirai, į vieną veiksmą
- Pakartotinės užduočių sekos – leiskite daugiau lygiagrečių, o ne nuoseklių užduočių
- Supaprastinkite sprendimų kelius – pašalinkite nereikalingus sprendimo taškus
- Sklandus perdavimas – pagerinkite perėjimą tarp skyrių ar komandų
Būtinai apskaičiuokite galimą laiko ir išlaidų sutaupymą dėl siūlomų optimizacijų. Tai padeda sukurti verslo pagrindą darbo eigos patobulinimams.
Nuolat peržiūrėkite ir optimizuokite
Geriausios darbo eigos yra nuolat vertinamos ir tobulinamos. Reguliariai peržiūrėkite struktūrines diagramas šviežiomis akimis, kad nustatytumėte naujas optimizavimo galimybes. Pasikeitus procesams, atnaujinkite srautų diagramas, kad jos atitiktų. Verslo darbo eigos schemos suteikia nuolatinę vaizdinę techniką, padedančią laikui bėgant padidinti efektyvumą.
Apsvarstykite galimybę periodiškai rengti optimizavimo minčių šturmą, kad įtrauktumėte darbuotojus ieškant naujų būdų, kaip pagerinti darbo eigą. Maži patobulinimai gali padidinti našumą.
Darbo eigos optimizavimas naudojant tokius metodus kaip srautų diagrama pagerins produktyvumą, sumažins išlaidas ir pagerins bendrą verslo našumą. Vizualizuokite darbo eigas iki galo ir atraskite tobulinimo sritis. Tada įdiekite naujinimus ir toliau ieškokite papildomo efektyvumo padidėjimo.
Susiję įrašai:
